BLOG

Herken je dit in een overlegsituatie?

• Er wordt van alles gezegd, maar niemand luistert naar elkaar.
• Er worden voornamelijk standpunten en meningen over en weer mede gedeeld. Er worden nauwelijks vragen aan elkaar gesteld.
• Steeds dezelfde mensen zijn aan het woord en nemen alle ruimte in.
• Er worden allerlei non-verbale signalen uitgezonden die niet worden opgepikt of benoemd.
• Bij aanvang van de bijeenkomst was je vol energie, maar aan het einde ben je doodop.

In veel organisaties wordt er volop geïnvesteerd in trainingen gericht op inhoud of de wat meer rationele vaardigheden (besluitvaardigheid, onderhandelen etc.). Wat nauwelijks aan de orde komt, is de manier waarop men met elkaar overlegt en in gesprek is. Er wordt veel gepraat, maar men is hierbij vaak niet echt in contact en verbinding. Discussies richten zich voornamelijk op zelf gelijk willen krijgen zonder hierbij echt naar de ander te luisteren en zich in deze persoon te verplaatsen. Het overleg levert uiteindelijk voor niemand iets op en de energie is weg. Dit gebeurt regelmatig, maar wordt zelden benoemd.

Tijdens een overleg houdt meestal iemand de agenda en de tijd in de gaten. Er is echter beperkt aandacht voor het effectief verloop van het gesprek. Hierdoor blijven non-verbale signalen liggen en haken diverse mensen af. Er ontstaat een onderstroom. Met name vrouwen voelen dit feilloos aan, raken geïrriteerd, ‘loggen uit’ en hebben het er naderhand voornamelijk met elkaar over. Hierdoor blijft het patroon in stand.

Een tweetal suggesties en handreikingen voor het doorbreken van bovenstaand patroon:

• Geef iemand in een overlegsituatie de rol van procesbewaker. Diegene ziet (naast de voorzitter) toe op de wijze waarop met elkaar gesproken wordt.
  • Komt iedereen aan bod?
  • Wordt er geluisterd en doorgevraagd?
  • Is iedereen aangehaakt?
• Start bij het overleggen niet meteen met de inhoud, maar met een check-in. Stel hierbij vragen als: “Met welk gevoel neem je deel aan de bijeenkomst?”, “Kun je hier aanwezig zijn?” of “Moet er nog iets gezegd worden voordat we starten?”. Hierdoor krijgen gevoelens en thema’s ruimte (ont-lading) en komen deze niet in de onderstroom terecht.

Bijeenkomsten zullen energie gaan geven in plaats van energie kosten. Er zullen meer en betere ideeën ontstaan en men zal een grotere verantwoordelijkheid nemen voor de afspraken die worden gemaakt.

Renate O’Prinsen