Binnen organisaties wordt er over het algemeen veel vergaderd en overal zijn wel werkgroepjes voor. Op zich kan het zinvol zijn, maar staan we hier echt bij stil? Wat voegt het toe om te vergaderen en welke verantwoordelijkheid nemen of hebben mensen in een werkgroep? Vaak is het meer een automatisme of patroon dan een weloverwogen keuze. Er kleeft soms zelfs een bepaalde status aan; ik vergader, dus ik doe ertoe 😅.

Veel vergaderingen zijn niet effectief en kosten bergen tijd en energie. Meestal is vooraf het doel van de vergadering niet helder en vraagt men zich te weinig af: “Moet ik hier echt bij aanwezig zijn”? Continue in vergadering zitten betekent ook dat je niet aanspreekbaar bent voor andere zaken en misschien wel die waardevolle spontane ontmoeting mist bij het koffieapparaat. Of niet die aandacht aan een collega kunt geven die dat nodig heeft.

Het fenomeen werkgroepjes steekt ook op veel plaatsen de kop op. Op zich niets mis mee als helder is waarom je deelneemt en welke verantwoordelijkheid dat met zich meebrengt. Waarvoor is er een werkgroepje en wat willen we bereiken? Dat hoeft zeker niet altijd een hard resultaat te zijn, maar er is wel een bedoeling en bestemming met de werkgroep. Vaak wordt het gemeenschappelijk doel vermengd met het persoonlijk doel of belang voor deelname. Zelf zet ik aan de voorkant altijd stevig in op eigenaarschap en gezamenlijkheid waardoor er flow, verbinding en gedragenheid kan ontstaan en ontwikkeling plaatsvindt.

Woon je de vergadering, werkgroep of teamsessie bij of draag je bij? Dat is een wereld van verschil en daar mogen we met elkaar wat scherper op zijn. Onze tijd en aandacht zijn kostbaar.

De magie van het leven zit juist in onverwachte momenten en gebeurtenissen. In iets wat je niet had gepland en spontaan ontstaat. Of, als je uit je comfortzone stapt en iets doet wat je nog niet eerder hebt gedaan en een patroon van routine of ogenschijnlijke veiligheid doorbreekt. De beste ideeën ontstaan meestal ook spontaan en niet tijdens een gepland overleg.

Houd ruimte voor creativiteit en échte aandacht en verbinding en vraag je bij iedere vergadering of bijeenkomst af of deze zinvol is, jij hier daadwerkelijk hoort te zijn en of je een actieve bijdrage levert. Is het antwoord nee, stel de hele vergadering ter discussie en/of maak de keuze voor iets anders.

Als je veel ‘moet’ vergaderen, houd dan in ieder geval tussenruimte, zodat je niet hijgend van de een naar de andere vergadering rent. Vergeet daarnaast niet om iedere keer weer met nieuwe energie en aandacht heel bewust over de drempel te stappen van de ruimte waarin de volgende ontmoeting plaatsvindt. Dat ben jij, en de mensen met wie je samen bent, meer dan waard.

Renate